Mahn­wesen für Ihr Unternehmen

Offene Rechnungen professionell und automatisch einfordern

Verspätete Zahlungen belasten Ihre Liquidität. Mit dem Mahnwesenmodul von volvi behalten Sie den Überblick über alle offenen Rechnungen und reagieren schnell und professionell - mit Zahlungserinnerungen und mehrstufigen Mahnungen direkt aus dem System.

Mehrstufiges Mahnwesen

Von der freundlichen Erinnerung bis zur letzten Mahnung - Sie bestimmen Ton, Text und Gebühren.

Automatische Erkennung

volvi erkennt überfällige Rechnungen automatisch und schlägt die passende Mahnstufe vor.

Die 4 Mahnstufen in volvi

Professionell eskalieren - von freundlich bis bestimmt

Stufe 1

Zahlungs­erinnerung

Freundlicher Hinweis, dass die Zahlung noch aussteht. Kein Vorwurf, keine Gebühren - einfach eine höfliche Erinnerung.

Typisch: 7-14 Tage nach Fälligkeit

Stufe 2

1. Mahnung

Deutlichere Aufforderung zur Zahlung. Optional mit Mahngebühren. Neue Zahlungsfrist setzen.

Typisch: 14-21 Tage nach Erinnerung

Stufe 3

2. Mahnung

Nachdrückliche Zahlungsaufforderung mit Mahngebühren und Verzugszinsen. Hinweis auf mögliche Konsequenzen.

Typisch: 14 Tage nach 1. Mahnung

Stufe 4

Letzte Mahnung

Letzte Frist vor rechtlichen Schritten. Ankündigung der Übergabe an Inkasso oder Rechtsanwalt.

Typisch: 14 Tage nach 2. Mahnung

So funktioniert das Mahnwesen in volvi

Sie müssen nicht selbst nachrechnen, welche Rechnungen überfällig sind. volvi zeigt Ihnen auf dem Dashboard automatisch alle offenen und überfälligen Rechnungen an. Mit wenigen Klicks erstellen Sie die passende Mahnung.

1
Überfällige Rechnungen erkennen
volvi markiert automatisch alle Rechnungen, deren Zahlungsfrist abgelaufen ist.
2
Mahnstufe auswählen
volvi schlägt die passende Stufe vor - Sie können Text und Gebühren individuell anpassen.
3
Mahnung versenden
Per E-Mail direkt aus volvi oder per Postversand als Brief an den Kunden.
4
Zahlungseingang erfassen
Sobald der Kunde zahlt, erfassen Sie den Eingang und die Mahnung wird als erledigt markiert.

Wussten Sie?

Laut Studien zahlen 30% aller Rechnungen in Österreich verspätet. Ein systematisches Mahnwesen kann den durchschnittlichen Zahlungsverzug um bis zu 40% reduzieren.

Je schneller Sie mahnen, desto schneller kommt Ihr Geld.

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Alles individuell einstellbar

Eigene Mahntexte

Schreiben Sie individuelle Texte für jede Mahnstufe - passend zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Kundenbeziehung. Oder verwenden Sie die vordefinierten Textbausteine.

Mahngebühren & Zinsen

Legen Sie Mahngebühren und Verzugszinsen pro Mahnstufe fest. Diese werden automatisch auf der Mahnung ausgewiesen und dem offenen Betrag hinzugefügt.

Fristen definieren

Bestimmen Sie selbst, nach wie vielen Tagen die nächste Mahnstufe fällig wird. volvi erinnert Sie automatisch, wenn es Zeit für die nächste Mahnung ist.

Versandoptionen für Ihre Mahnungen

Per E-Mail

Versenden Sie Mahnungen direkt per E-Mail aus volvi. Die Mahnung wird als PDF angehängt. Schnell, kostenlos und sofort beim Kunden. Optional mit eigenem SMTP-Server für ein professionelles Erscheinungsbild.

Per Post

Für nachdrücklichere Wirkung: Versenden Sie Mahnungen als physischen Brief über den Postversand. Professionell gedruckt, kuvertiert und über die Österreichische Post zugestellt - ohne zur Post gehen zu müssen.

Häufige Fragen zum Mahnwesen

Ab wann darf ich eine Mahnung schicken?

Sobald die auf der Rechnung angegebene Zahlungsfrist abgelaufen ist, dürfen Sie eine Zahlungserinnerung oder Mahnung versenden. In Österreich gibt es keine gesetzliche Wartefrist - es empfiehlt sich aber, zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung zu schicken.

Darf ich Mahngebühren verrechnen?

Ja. In Österreich dürfen Sie angemessene Mahngebühren verrechnen, sofern der Kunde in Verzug ist. Die Höhe sollte verhältnismäßig sein - üblich sind €5 bis €20 pro Mahnstufe. Zusätzlich können Verzugszinsen gemäß § 456 UGB verrechnet werden.

Wie viele Mahnungen muss ich schicken bevor ich zum Anwalt gehe?

Gesetzlich sind Sie nicht verpflichtet, eine bestimmte Anzahl an Mahnungen zu versenden. In der Praxis empfiehlt es sich aber, mindestens eine Zahlungserinnerung und zwei Mahnungen zu schicken, bevor Sie rechtliche Schritte einleiten. Das zeigt auch vor Gericht, dass Sie dem Kunden ausreichend Gelegenheit zur Zahlung gegeben haben.

Kann ich die Mahntexte individuell anpassen?

Ja. Sie können für jede Mahnstufe eigene Texte hinterlegen. volvi bietet vordefinierte Textbausteine als Ausgangspunkt, die Sie nach Belieben anpassen können. So bleibt der Ton Ihrer Mahnungen konsistent und professionell.

Werden Teilzahlungen berücksichtigt?

Ja. Wenn ein Kunde eine Teilzahlung geleistet hat, wird der Restbetrag automatisch berechnet und auf der Mahnung ausgewiesen. So mahnen Sie immer nur den tatsächlich offenen Betrag.
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